„Microsoft Outlook“ toliau tobulėjo ir dabar siūlo begales funkcijų, tačiau dauguma verslo vartotojų programą vis dar naudoja tik el. Paštu ir galbūt norėdami sekti savo kalendorių. Jei jūsų verslas daug planuoja projektus arba jums reikia geriau valdyti laiką, „Outlook“ gali tapti esminiu kompanionu.
Kiekvieną dieną yra 86 400 sekundžių. Išnaudojant kiekvieną iš jų savo versle, „Outlook“ gali būti labai naudinga, tačiau taip pat turite sukurti naują požiūrį į laiko ir projektų valdymą, o el. Paštas gali būti didžiulis jūsų laiko praradimas.
El. Laiškams naudokite dviejų minučių taisyklę
Pabandykite nustatyti vieną ar du fiksuotus kartus per dieną, kad patikrintumėte savo el. Pašto adresą, ir išjunkite darbalaukio įspėjimus, kurie skambina kiekvieną kartą, kai gaunamas naujas pranešimas. Tai leis jums daugiau dėmesio skirti bet kuriam projektui ir darbui. patikrinkite savo el. paštą, pabandykite būti kuo kritiškesnis.
Naudokite dviejų minučių taisyklę: jei el. Laišką galite susitvarkyti per dvi minutes, atlikite tai. Bet jei reikia daugiau laiko, perkelkite pranešimą į laukiantį aplanką, kad galėtumėte atlikti veiksmus vėliau. Tai sumažins jūsų darbo dienos pertraukas ir žymiai pagerins jūsų laiką ir projektų valdymą, tačiau nepamirškite numatyti laiko tam tikru dienos metu, kad galėtumėte tvarkyti laukiantį aplanką,
Dalis efektyvesnio laiko yra tiksliai tai stebėti. Ekspertai skaičiuoja, kad norint susikaupti reikia maždaug 45 minučių pertraukos. Jei kyla sunkumų stebint laiką, pabandykite „Toggl“ leisti tiksliai stebėti laiką per savo darbo dieną arba jei esate išvykęs, yra daugybė mobiliųjų programų, tokių kaip „Expensify“.
„Outlook“ naudojimas laiko ir projektų valdymui
„Outlook“ turi daugybę funkcijų, kurias galima naudoti laiko ir projektų valdymui.
Viena iš naudingiausių funkcijų yra lengvai sukuriamos užduotys ir darbų sąrašai. Kaip minėta anksčiau, jei turite el. Laišką, kuriam reikia atlikti tam tikrus veiksmus, galite tai naudoti norėdami sukurti naują užduotį. Darbų sąrašai taip pat rodomi pagal numatytuosius nustatymus, taip pat galite sukurti užduotį dienos užduočių sąraše ir įtraukti ją į savo kalendorių, kad galėtumėte lengvai sekti ir pamatyti įspėjimus apie konkrečius taškus laiku.
„Outlook 2010“ taip pat turi galimybę bendrinti savo kalendorių su visais kitais, naudojančiais programą. Jei jūsų versle dirba keli žmonės, dirbantys projekte, tai gali būti labai naudinga funkcija. Bendrinti galima el. Paštu, naudojant „Microsoft Exchange Server“, jei tai veikia jūsų įmonė, arba internetu per „Office 365“.
Taip pat galite nustatyti taisykles, kurios bus automatiškai pritaikytos el. Projektų valdymui tai gali būti naudinga užtikrinti, kad visi gaunami pranešimai būtų automatiškai sugrupuoti ir susieti su projektu, su kuriuo jie yra susieti.
„Office Professional“ vartotojai taip pat gali naudotis „Business Contact Manager“. Tai yra galinga kontaktų valdymo programa, skirta klientų aptarnavimo palaikymui, tačiau idealiai tinka valdyti bet kurio projekto kontaktus. Konsolidavimo funkcija yra ypač naudinga valdant projektą, nes ji renka el. Pašto adresus, kontaktinę informaciją ir susitikimus, kurie taip pat gali būti sinchronizuojami su „Outlook“ ir „SharePoint“.
Kita patogi „Outlook 2010“ funkcija, kurią galima efektyviai naudoti planuojant projektus, yra žurnalas. Naudodamiesi žurnalu galite automatiškai įrašyti veiksmus, susijusius su konkrečiais kontaktais, kurie tada dedami į laiko juostą. Be to, galima stebėti ir kitus elementus, įskaitant „Word“ dokumentus ir „Excel“ darbaknyges. Norėdami lengvai pasiekti žurnalą, galite jį pridėti prie naršymo srities naudodami konfigūravimo mygtukų funkcijas.
Be to, visi, kurie prenumeruoja David Alleno sukurtus laiko valdymo metodus ir taip pat naudoja „Outlook 2010“, gali įdiegti įvairius papildinius, kurie leidžia jiems lengvai nustatyti Alleno požiūrį į informacijos tvarkymą.
„Outlook“ plėtimas naudojant papildinius
Kadangi „Outlook“ yra įprastas el. Pašto klientas, atsirado daug trečiųjų šalių priedų, kurie praplečia programos galimybes kaip laiko ir projektų valdymo platformą. Kai kurie priedai, kuriuos jūsų įmonė gali naudoti „Outlook“ patobulinti, yra šie:
Reikėtų atidžiai apsvarstyti, kiek sudėtingo jums reikia projekto ar laiko valdymo priedo. Galų gale nenorite pridėti „Outlook“ sudėtingumo, kurį nustatyti ir prižiūrėti reikia per daug laiko.
Prieš įsipareigodami konkrečiai programai atsisiųskite ir įdiekite bandomąsias programų versijas, kurios, atrodo, pasižymi geriausiu funkcijų balansu. Nepamirškite pasikonsultuoti su kitais jūsų organizacijos žmonėmis, kuriems taip pat reikės naudoti programą. Jų poreikiai turėtų būti jūsų pirkimo sprendimo dalis.